Règlement intérieur

C'est aujourd'hui mercredi 20 octobre 2021.
Adeline
Au jour le jour
Adeline Cliquez sur l'image pour voir la fiche

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE PHILAPOSTEL

Le présent règlement intérieur est établi conformément à l'article 5-1 des statuts de PHILAPOSTEL. Il a le même caractère obligatoire que les statuts. Le bureau de PHILAPOSTEL peut apporter au présent règlement intérieur les modifications qu'il juge nécessaire pour le bon fonctionnement de l'association. Les modifications sont soumises au conseil d'administration pour approbation et elles deviennent applicables dès leur adoption.

CHAPITRE 100 : dispositions générales.

Réservé.

CHAPITRE 200 : composition - contribution financière.

Les associations membres actifs de PHILAPOSTEL sont désignées ci-après sous le vocable : associations PHILAPOSTEL Les personnes morales membres associés de PHILAPOSTEL sont désignées ci-après sous le vocable membres associés de PHILAPOSTEL.

Article 201 : les associations PHILAPOSTEL.

Chaque association PHILAPOSTEL développe ses activités sur un territoire clairement défini dans ses statuts. Toute rectification est arrêtée en conseil d'administration de PHILAPOSTEL, après accord des associations PHILAPOSTEL concernées.

La création d'une association PHILAPOSTEL est soumise à l'acceptation du conseil d'administration (majorité des 2/3 des administrateurs présents). Au cas où une création d'association PHILAPOSTEL est demandée sur une circonscription où est déjà implantée une association PHILAPOSTEL, l'avis du président en place est nécessaire mais non contraignant.

Toute nouvelle association PHILAPOSTEL doit s'engager à respecter la charte d'utilisation du logo et du nom de PHILAPOSTEL. Elle doit répondre aux critères des articles 1-2 et 2-1 des statuts de PHILAPOSTEL et présenter un projet de statuts selon des statuts-type avec la délimitation précise de la circonscription où s'exerceront les activités de la nouvelle association PHILAPOSTEL.

Article 202 : les membres associés de PHILAPOSTEL.

L'acceptation du conseil d'administration (majorité des 2/3 des administrateurs présents) est obligatoire pour être membre associé de PHILAPOSTEL. Toute demande doit répondre aux critères de l'article 2-2 des statuts de PHILAPOSTEL ; elle doit être accompagnée du support juridique justifiant leur création ainsi que de la liste des responsables avec leurs coordonnées.

Les membres associés de PHILAPOSTEL ne peuvent pas utiliser le logo et le nom de PHILAPOSTEL. Une demande peut être exprimée auprès du président général pour une utilisation temporaire.

Une convention entre les deux parties définit les droits et obligations de chacun.

Article 203 : contribution financière.

Les associations PHILAPOSTEL et les membres associés de PHILAPOSTEL doivent, dans le délai d'un mois après notification de leur admission, acquitter un droit d'entrée.

Chaque association PHILAPOSTEL est tenue, après appel du trésorier général, de verser annuellement, pour chaque adhérent jeune, adulte ou famille, une contribution pour l'année N. Cette contribution doit être acquittée au plus tard fin février de l'année N.

Les contributions induites par les nouvelles adhésions de l'année N, sont versés dans le mois qui suit l'adhésion.

Une nouvelle association PHILAPOSTEL est exonérée de contribution la première année.

Un aménagement de contribution peut être décidé par le conseil d'administration dans le cas d'opérations ponctuelles.

Un appel à payer la contribution pour l'année N est envoyé aux membres associés de PHILAPOSTEL dans le dernier mois de l'année N-1. Cette contribution doit être acquittée au plus tard fin février de l'année N.

Un nouveau membre associé de PHILAPOSTEL est tenu de verser une contribution l'année de son acceptation, sauf si celle-ci intervient dans le dernier quadrimestre.

Toute contribution payée reste acquise à PHILAPOSTEL.

Article 204 : honorariat - président d'honneur - membre bienfaiteur.

L'honorariat peut être accordé par le conseil d'administration aux anciens membres du conseil d'administration. Ceux-ci conservent le titre attaché à leur fonction. L'honorariat peut être retiré à la majorité des 2/3 des administrateurs présents. Les présidents généraux honoraires peuvent être invités au conseil d'administration. Ils disposent alors d'une voix délibérative donnée au président général honoraire le plus âgé.

L'association peut placer à sa tête un président d'honneur. Le président d'honneur est pressenti par le président général et les membres du conseil d'administration puis présenté à la prochaine assemblée générale. Le président d'honneur est désigné pour un temps indéterminé.

Des membres bienfaiteurs peuvent être admis par le conseil d'administration s'ils justifient d'un soutien financier au profit de l'association. Ils ne disposent d'aucun droit au sein de l'association.

CHAPITRE 300 : administration.

Article 301 : conseil d'administration.

Le conseil d'administration est composé au maximum de 15 membres.

Pour être candidat au conseil d'administration, il faut :

- être majeur,

- être adhérent à jour de ses cotisations dans une association PHILAPOSTEL,

Tout candidat doit, avant les deux mois qui précèdent l'assemblée générale, faire parvenir sa candidature au président général par l'intermédiaire du président de son association qui donne son avis.

Article 302 : bureau.

Le bureau comprend au minimum le président général, les vice-présidents (dont un 1er vice-président), le secrétaire général, un secrétaire général-adjoint, le trésorier général et le trésorier général-adjoint.

Lorsqu'il se réunit, la rédaction d'un procès-verbal du bureau n'est pas obligatoire mais elle est vivement conseillée.

L'élection du président général se déroule lors du conseil d'administration qui suit l'assemblée générale sous le contrôle de l'administrateur doyen d'âge. Le président général est élu parmi les administrateurs, à la majorité absolue lors des deux premiers tours et à la majorité relative au troisième tour. En cas d'égalité du nombre de voix entre plusieurs candidats il est procédé à un tirage au sort.

Les autres membres du bureau sont proposés par le nouveau président général pour approbation.

Article 303 : trésorerie générale.

Le trésorier général gère, sur le plan national, les adhérents des associations PHILAPOSTEL.

Pour chaque nouvelle adhésion, une copie du bulletin d'adhésion lui est transmise avec la contribution annuelle (ramenée au tiers pour une adhésion effectuée lors du dernier quadrimestre de l'année) et le droit d'entrée.

Les mouvements en cours d'année (démission, radiation, décès, transfert d'une association PHILAPOSTEL à une autre association PHILAPOSTEL, …) sont signalés par les associations PHILAPOSTEL au trésorier général dès leur connaissance et/ou officialisation.

Les fichiers associés à cette gestion doivent être déclarés auprès de la CNIL.

Article 304 : vérificateurs aux comptes.

Le nombre de candidats nouveaux ou rééligibles est limité à 1 adhérent issu d'une même association PHILAPOSTEL.

Article 305 : les services.

Les responsables des services nationaux et leurs adjoints sont désignés par le conseil d'administration sur proposition du président général.

Les services nationaux sont :

– Archives

– Assurances

– Bibliothèque - Médiathèque

– Cartophilie (Échanges de cartes postales et échanges de cartes postales sur catalogue)

– Cartes téléphoniques (Echanges de cartes téléphoniques et échanges de cartes téléphoniques sur catalogue)

– Communication (La Gazette, PAP Infos, Site web de PHILAPOSTEL et autres moyens d'expression)

– Échanges de plis marcophiles et maximaphiles

– Échanges philatéliques sur catalogue

– Échanges de timbres-poste et mancoliste

– Formation et PHILAPOSTEL Assistance

– Juvatélie

– Marcophilie

– Matériel pour collections

– Nouveautés PAP

– Nouveautés timbres-poste

Article 306 : règlement intérieur des services.

Un règlement intérieur est établi pour chaque service. Après approbation en conseil d'administration, il est communiqué à l'ensemble des responsables de PHILAPOSTEL et aux associations PHILAPOSTEL ainsi qu'aux membres associés de PHILAPOSTEL concernés.

Article 307 : liens entre les services et les associations.

Les responsables des services entretiennent des relations directes avec leurs correspondants dans les associations PHILAPOSTEL et, éventuellement, avec les responsables des membres associés de PHILAPOSTEL. Ils ne peuvent pas avoir de liens directs avec des adhérents, sauf si le RI du service le prévoit expressément. Ils ne peuvent pas avoir de relations avec des entités non reconnues par le conseil d'administration.

CHAPITRE 400 : assemblée Générale.

Article 401: représentation des associations.

Chaque association PHILAPOSTEL est représentée à l'assemblée générale par 2 délégués plus 1 délégué par tranche de 50 adhérents au-delà de 50 membres, chacun disposant d'une voix. Seuls les délégués votent (présents ou représentés). Un délégué qui ne peut être présent au moment de l'assemblée générale peut établir un pouvoir, uniquement à un autre délégué de son association PHILAPOSTEL, afin de le représenter.

Ce pouvoir daté, signé avec mention « bon pour pouvoir » est à remettre à la commission de dépouillement avant l'ouverture de l'assemblée générale. Chaque délégué présent ne peut disposer que d'un seul pouvoir.

Chaque membre associé de PHILAPOSTEL est représenté par un responsable désigné par ses soins, celui-ci ne dispose pas de droit de vote.

Article 402 : élections.

A - Élection pour le renouvellement du conseil d'administration et de la commission de contrôle. Avant l'ouverture de l'assemblée générale, le conseil d'administration fait procéder à la distribution des bulletins de vote, exclusivement réservés à ces élections, à chaque délégué présent. Chaque bulletin comporte, par collège séparé, les candidats au conseil d'administration et les candidats à la commission de contrôle ; la présentation dans chacun des collèges se fait selon l'ordre alphabétique après tirage au sort d'une lettre (éventuellement de deux pour la lettre de tête de liste) par le conseil d'administration. Les qualités des candidats nouveaux sont précisées.

Les candidats sont invités à se présenter, s'ils le souhaitent, pendant l'assemblée générale et avant les élections au travers d'un court exposé de forme libre.

En cas d'égalité de nombre de voix entre plusieurs candidats, le classement entre eux est établi du plus jeune au moins jeune (à la date de l'élection). En cas de date de naissance identique, il est procédé à un tirage au sort.

B - Autres votes.

Les autres votes concernant les rapports ou autres sujets que le scrutin visé au paragraphe A du présent article se déroulent à main levée, sauf si un membre de l'assemblée générale demande le vote à bulletins secrets. Le décompte des votes s'effectue au nombre de voix dont dispose chaque délégué. Si le compte d'un vote à main levée prête à confusion, le vote à bulletin secret s'impose.

Article 403 : dépouillement.

Une commission de dépouillement d'un minimum de trois membres, dont le président désigné par le conseil d'administration, est constituée. Un candidat au conseil d'administration ou à la commission de contrôle ne peut être scrutateur. Les résultats sont proclamés après contrôle et établissement du procès verbal dressé par le secrétaire général.

Chapitre 500 : autres dispositions.

Article 501 : secrétariat administratif.

Le personnel détaché, mis à disposition ou embauché au secrétariat administratif est recruté au vu d'une fiche de poste. Ce personnel ne peut être membre du conseil d'administration, ni de la commission de contrôle, ni responsable d'un service.

À Paris, le 5 novembre 2010

Le Président général

le Secrétaire général